Ø       Accueil des membres au local de l’Association

o       Organisation des services de l’Association et participation à la prestation de ces services (Ventes de sarraus et de billets d’activités, prêt de matériel, service de reprographie, service de télécopies)

o       Donner de l’information aux membres sur les activités et les services de l’Association

Ø       Assurer la gestion financière de l’organisme :

o       Soutien à l’élaboration et au suivi du budget

o       Liens avec les fournisseurs et gestion des commandes

o       Paiement des comptes-fournisseurs (Avantage Progression)

o       Préparation des dépôts et gestion des comptes bancaires

o       Préparation des payes, rapports de retenues à la source et autres relevés d’emploi (RE, T4, Relevés 1) pour les employés non-étudiants de l’organisme

o       Tenue de livre informatisée (Avantage Progression) incluant la conciliation bancaire et la production de rapports mensuels (comptes de dépenses, rapport TPS/TVQ,etc.)

o       Surveillance de la gestion financière du café étudiant et soutien occasionnel, au besoin

o       Préparation du dossier de fermeture de fin d’année à l’attention de notre firme de vérificateurs comptables

Ø       Assurer la gestion administrative de l’Association

o       Classement des archives administratives et financières de l’organisme

o       Liens avec les services techniques du Collège (reprographie, informatique, ressources matériels, bâtiments, réservation de locaux, audiovisuel, service du courrier, etc.)

Ø       Soutien au conseil exécutif et aux comités étudiants

o       Formation, accompagnement et développement d’outils pour les membres du conseil exécutif

o       Préparation de document de présentation préalablement aux prises de décision du conseil exécutif

o       Soutien aux étudiants responsables lors de l’organisation d’événements et d’activités d’envergure

o       Soutien au conseil exécutif dans ses relations avec ses partenaires et, en premier lieu, le Collège de Bois-de-Boulogne

o       Soutien aux comités étudiants lors de l’organisation d’événements et d’activités

Ø       Toutes autres activités connexes qui ne nuiraient pas à l’exécution des tâches mentionnées aux points précédents pourront être exécutées par l’employé. Toutefois, ce dernier se voit le droit de refuser l’exécution d’une telle tâche, si cela l’empêche de voir à ses occupations prioritaires, sauf dans le cas où la demande est faite par le conseil exécutif de l’AGE avec mention de priorité.

Ø       La description précise des tâches sous la rubrique « Accompagnement du groupe » fera l’objet d’un mandat précis devant être élaboré lors d’une rencontre entre les deux partis ayant lieu dans les deux semaines suivant le début de chaque session.

Ø       Des rencontres de suivi du mandat et des tâches devront avoir lieu entre le répondant et l’employée à une fréquence déterminée par ceux-ci.

Compétences requises